Am 25. Mai 2018 trat die DSGVO in Kraft, die seitdem Unternehmen und Organisationen beschäftigt und bei deren Umsetzung es viele Fragen gibt. Einer der typischen Irrtümer ist dabei, dass die DSGVO nur die IT-Abteilung etwas anginge. Das ist jedoch ein Trugschluss, denn die Datenschutz-Grundverordnung überträgt allen Mitarbeiter:innen im Unternehmen die entsprechende Verantwortung. Nicht nur deshalb ist im Idealfall der Datenschutz ein Zusammenspiel mehrerer Disziplinen, wie beispielsweise HR, Weiterbildung, Marketing, Technik und der Rechtsabteilung.
DSGVO und Learning Management Systeme – Was gilt?
Im Weiterbildungsbereich wird der Aspekt des Datenschutzes regelmäßig thematisiert. So steht nicht nur die Frage der Datenhoheit, also wo die Daten gehostet werden, sondern auch der Weg der Verarbeitung/Personalisierung und Formalien bei Umfragen und Erhebungen im Vordergrund. Um in einem Learning Management System (LMS) den Datenschutz gewährleisten zu können, ist es daher essenziell, die sog. „personenbezogenen“ Daten zu schützen. Denn jedes Mal, wenn es um diese Daten geht, greifen Gesetze wie die Datenschutzgrundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder auch das Betriebsverfassungsgesetz (BertrVG). Doch was genau gehört zu den personenbezogenen Daten? Laut der EU-Komission sind dies
„Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare lebende Person beziehen. Verschiedene Teilinformationen, die gemeinsam zur Identifizierung einer bestimmten Person führen können, stellen ebenfalls personenbezogene Daten dar.“
Bei Lernmanagementsystemen sind das zum Beispiel Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Sprache des Users und ähnliche Merkmale. Es sollte darauf geachtet werden, dass die Datenschutzeinstellungen professionell gewährleistet und garantiert werden und die LMS-Anbieter den Datenschutz „Made in Germany“ sehr ernst nehmen. Mit unseren Lösungen auf Basis von IBT SERVER-Software sind Anwender:innen auf der sicheren Seite: Die Serverstandorte und das Hosting der Daten finden in Deutschland statt, selbstverständlich DSGVO-konform und ISO-zertifiziert. So können Unternehmen, Organisationen aber auch Anwender:innen selbst sicher sein, dass alle ihre Daten in guten Händen sind!
So gelingt die rechtskonforme Verarbeitung von Daten in der Personalentwicklung
Softwarelösungen, die im HR-Bereich zum Einsatz kommen, wie z.B. ein Lernmanagementsystem oder eine Seminarverwaltungssoftware, verwalten in der Regel personenbezogene Daten und Informationen und stellen somit besondere Anforderungen an die Sicherheit der Informationssysteme und ihrer Umgebungen stellen. Unsere Checkliste „Datenschutz und Informationssicherheit“ unterstützt HR-Verantwortliche dabei, diese Anforderungen in Projekten vorausschauend zu prüfen und adäquat umzusetzen. Das Bundesdatenschutzgesetz, interne IT-Sicherheitsvorgaben, die Anforderungen von Datenschutzbeauftragten und Betriebsrat geben dabei den Rahmen vor. Um eine Softwarelösung für E-Learning, Personalentwicklung und Weiterbildung erfolgreich einzuführen, sollten Sicherheitsfragen deshalb möglichst noch vor dem eigentlichen Projektstart gemeinsam mit den im Unternehmen verantwortlichen Ansprechpartnern sowie Auftragnehmern und Dienstleistern geklärt werden. Mit einer frühzeitigen Sicherheitsprüfung minimiert sich das Risiko einer zeitlichen Verzögerung im Projektverlauf und bei der Inbetriebnahme. Dies gilt insbesondere dann, wenn das künftige System bei einem externen Anbieter und Provider (Software-as-a-Service / SaaS / Cloud-Lösung) betrieben werden soll.
Unsere Checkliste IT-Sicherheit und Datenschutz bei HR-Lösungen hilft Personalverantwortlichen und Experten für die Weiterbildungsprojekte bei der Planung und Grundlagen für sichere Lernplattformen und weitere Projekte im Bereich Digitales Lernen und Corporate Learning. Am besten gleich downloaden!